Lavorare con i Calendari

Lavorare con i Calendari#

Puoi usare la funzione Calendario di Carbonio per gestire al meglio i tuoi appuntamenti, incontri ed eventi. Inoltre, Carbonio ti consente di condividere i tuoi calendari con colleghi o amici.

Per accedere alla funzione Calendario, fai clic sulla sezione Calendari nel menu laterale sinistro.

Impostare la Vista Calendario Predefinita#

In Carbonio, la visualizzazione predefinita quando si apre il calendario è la settimana lavorativa. Tuttavia, è possibile personalizzarla e scegliendo una modalità diversa.

Per modificare la visualizzazione del calendario predefinita:

  1. Clicca su Impostazioni (icona a forma di ingranaggio) nella barra laterale sinistra.

  2. Seleziona Calendari.

  3. In Generale, fai clic sul campo Visualizzazione predefinita.

  4. Seleziona la vista desiderata dal menu a tendina.

  5. Fai clic su SALVA nell’angolo in alto a destra.

Hai queste opzioni tra cui scegliere:

  • Vista Mese: Visualizza l’intera programmazione del mese in un colpo d’occhio.

  • Vista Settimanale: per concentrarti sugli impegni di una singola settimana.

  • Visualizzazione Giornaliera: Visualizzazione dettagliata degli eventi per un singolo giorno.

  • Visualizzazione della settimana lavorativa: mostra solo i giorni lavorativi (da lunedì a venerdì - può essere modificato dalle impostazioni), ideale per la pianificazione orientata al lavoro.

Modificare la Visualizzazione del Calendario#

Per modificare la visualizzazione del calendario:

  1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

  2. Dall’angolo superiore destro, seleziona la tua vista desiderata.

Hai queste opzioni tra cui scegliere:

  • MESE: Visualizza l’intero calendario mensile in un colpo d’occhio.

  • SETTIMANA: per concentrarti sulla pianificazione di una singola settimana.

  • GIORNO: Visualizzazione dettagliata degli eventi per un singolo giorno.

  • SETTIMANA LAVORATIVA: Mostra solo i giorni lavorativi (da lunedì a venerdì - può essere modificato nelle impostazioni), ideale per la pianificazione di lavoro.

Questa visualizzazione tornerà alle impostazioni predefinite al momento del riavvio del client web.

Creare un Calendario#

In Carbonio, un calendario predefinito verrà generato per te. Tuttavia, puoi sempre creare dei calendari aggiuntivi per organizzare tipi diversi di appuntamenti. Ad esempio, puoi creare calendari separati per eventi relativi al lavoro, appuntamenti personali e attività aziendali, consentendoti di gestire ogni aspetto della tua pianificazione in modo efficiente.

Per creare un calendario:

  1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

  2. Nel Pannello di Navigazione, fai clic destro sul Calendario.

  3. Seleziona Nuovo calendario dal menu a tendina. Apparirà una nuova finestra.

  4. Inserisci un nome per il tuo nuovo calendario.

  5. Impostare il Colore di un Calendario

  6. Fare clic sul pulsante CREA.

È possibile utilizzare la casella di controllo Escludi questo calendario quando si riferisce libero/occupato durante la creazione del calendario se si desidera non includere gli eventi di questo calendario specifico quando Carbonio segnala la propria disponibilità ai colleghi. Questa funzione è particolarmente utile quando si creano calendari per uso personale, assicurando che la disponibilità per le riunioni sia riflessa in modo accurato senza divulgare i dettagli degli eventi di questo calendario.

Impostazione di un Colore per un Calendario#

Per ottimizzare la tua esperienza con la funzione multiplo calendario di Carbonio, è consigliabile assegnare colori distinti a ogni calendario. Ciò garantisce chiarezza quando si visualizzano collettivamente sullo stesso calendario.

Per impostare un colore per un calendario:

  1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

  2. Nel pannello di navigazione, fare clic destro sul calendario al quale si desidera assegnare un colore.

  3. Seleziona Modifica proprietà calendario dal menu a discesa.

  4. Scegli un colore dal campo Colore calendario.

  5. Fare clic sul pulsante OK.

Modifica di un Calendario#

Per eliminare un calendario:

  1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

  2. Nel pannello di navigazione, fare clic con il pulsante destro del mouse sul calendario che si desidera modificare.

  3. Seleziona Modifica proprietà calendario dal menu a discesa.

  4. Esegui le modifiche.

  5. Fare clic sul pulsante OK.

Eliminazione di un Calendario#

Per eliminare un calendario:

  1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

  2. Nel pannello di navigazione, fare clic con il pulsante destro del mouse sul calendario che si desidera modificare.

  3. Seleziona Elimina calendario dal menu a discesa (questa opzione non è disponibile per il tuo calendario principale).

  4. Fare clic sul pulsante ELIMINA per confermare.

Questo calendario verrà spostato nella cartella Rifiuti e potrà essere eliminato definitivamente da questa cartella.

Ripristino di un Calendario Cestinato#

Per ripristinare un calendario cestinato:

  1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

  2. Nel Pannello di Navigazione, fate clic sulla freccia discendente accanto alla cartella Cestino (se non c’è una freccia discendente, significa che il tuo cestino è vuoto)

  3. Fate clic con il pulsante destro del mouse sul calendario che si desidera ripristinare.

  4. Fai clic su Ripristina calendario nel menu a discesa.

Questo calendario sarà spostato nella tua lista dei calendari.

Visualizzare Più Calendari#

Per visualizzare più calendari contemporaneamente:

  1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

  2. Nel pannello di navigazione, fai clic sui calendari che desideri visualizzare, per attivarli o disattivarli.

Impostare l’Inizio della Settimana#

La data di inizio della settimana predefinito è la domenica. Tuttavia, se risiedi in un paese in cui la settimana inizia con un giorno diverso, puoi modificarlo dalle impostazioni. Per modificare l’inizio della settimana:

  1. Clicca su Impostazioni (icona a forma di ingranaggio) nella barra laterale sinistra.

  2. Seleziona Calendari.

  3. Nella sezione Generale, fai clic sul campo La settimana inizia il.

  4. Seleziona il giorno desiderato dal menu a tendina.

  5. Fai clic su SALVA nell’angolo in alto a destra.

Ora osserverai che l’inizio della settimana è stato aggiornato nel tuo calendario.

Mostrare il Proprio Stato Libero/Occupato#

La funzione disponibile/occupato consente ad altri di visualizzare in quali orari sei impegnato dal calendario. Per impostazione predefinita questa funzionalità è attivata, cioè permette ad altri di visualizzare la tua disponibilità. Tuttavia, hai la possibilità di disattivarla o di limitare chi può accedere a queste informazioni.

Per modificare le impostazioni di visibilità disponibile/occupato:

  1. Clicca su Impostazioni (icona a forma di ingranaggio) nella barra laterale sinistra.

  2. Seleziona Calendari.

  3. Nella sezione Permessi, seleziona l’opzione desiderata dalla sezione Libero/Occupato.

  4. Fai clic su SALVA nell’angolo in alto a destra.

Aggiungere gli Appuntamenti Ricevuti al tuo Calendario in Automatico#

Per aggiungere automaticamente le riunioni al tuo calendario le riunione a cui sei stato invitato:

  1. Clicca su Impostazioni (icona a forma di ingranaggio) nella barra laterale sinistra.

  2. Seleziona Calendari.

  3. Nella sezione Generale, selezionare la casella Aggiungi automaticamente al calendario gli appuntamenti ricevuti.

  4. Fai clic su SALVA nell’angolo in alto a destra.

Ora, se un collega ti invia un invito per una riunione o un appuntamento, esso verrà aggiunto automaticamente al tuo calendario.

Usare i Calendari Condivisi#

Puoi assegnare privilegi a singoli utenti o a gruppi di colleghi utilizzando i ruoli per gestire i calendari condivisi.

  • Visualizzatore (può visualizzare)

  • Editor (può visualizzare, modificare, aggiungere, rimuovere e gestire ma non può accettare o condividere gli appuntamenti)

  • Manager (può visualizzare, modificare, aggiungere, rimuovere, accettare e condividere gli appuntamenti)

La condivisione del calendario con i colleghi consente loro di visualizzare o gestire il tuo calendario, il che può essere incredibilmente utile soprattutto in un team. Avere un calendario condiviso tra più persone consente una coordinazione e collaborazione efficienti.

Se imposti la modalità di visualizzazione “GIORNO” facendo clic sull’icona in alto a destra nel calendario, avrai anche la possibilità di visualizzare ogni appuntamento separatamente, in colonne separate, per una visibilità più chiara dei calendari di ogni membro del team.

Condividere Calendari con i Colleghi#

Condividere una Cartella Email con Utenti Esterni#

Per condividere il tuo calendario con i tuoi colleghi:

  1. Accedi alla sezione Calendari dal menu laterale sinistro.

  2. Clicca con il destro sul calendario che desideri condividere (elenco a sinistra).

  3. Seleziona Modifica le proprietà del calendario dal menu a tendina, poi AGGIUNGI CONDIVISIONE.

  4. Seleziona Utenti interni o Gruppi dal campo Condividi con.

  5. Immetti gli indirizzi email dei destinatari nel campo Indirizzi email dei destinatari.

  6. Selezione il Ruolo desiderato.

  7. Fai clic sul tasto CONDIVIDI CALENDARIO.

Prevenzione delle condivisioni duplicate (Nuovo comportamento)#

  • Se un utente tenta di condividere lo stesso calendario con lo stesso utente e lo stesso ruolo più di una volta, il sistema ora:

    • Visualizza un icona di avvertimento sulle etichette interessate.

    • Visualizza una stringa di errore esplicativa sotto l’input.

    • Fornisce un tooltip sia sull’icona di avvertimento che sul pulsante Conferma disabilitato.

  • Se il ruolo viene modificato per un utente con cui il calendario era già stato condiviso, l’azione è consentita perché la configurazione differisce.

Notifiche di cambio di ruolo (Comportamento migliorato)#

In precedenza, la modifica del ruolo di un utente condiviso generava una nuova richiesta di conferma e, una volta accettata, creava un punto di montaggio duplicato.

Ora:

  • Nessuna richiesta di conferma viene generata.

  • L’utente riceve semplicemente una notifica che lo informa del cambio di ruolo.

  • Nessun calendario duplicato appare nella barra secondaria.

Condividere una cartella#

  1. Accedi alla sezione Calendari dal menu laterale sinistro.

  2. Clicca con il destro sul calendario che desideri condividere (elenco a sinistra).

  3. Seleziona Condivisione accesso al calendario.

  4. Seleziona URL ICS oppure URL OUTLOOK.

Il collegamento è stato copiato negli appunti e può essere incollato in un’e-mail o un messaggio.

Trovare i Calendari Condivisi dei Colleghi#

Per trovare e aggiungere i calendari condivisi dei tuoi colleghi:

  1. Seleziona Mail nel menu di sinistra.

  2. Dal pannello di navigazione, fai clic sul tasto TROVA CONDIVISIONI. Verrà visualizzata una nuova finestra.

  3. Inizia a scrivere l’indirizzo email del tuo collega e selezionalo dai suggerimenti che appaiono.

  4. Seleziona il calendario condiviso dall’elenco.

  5. Clicca AGGIUNGI.

Il calendario condiviso apparirà nell’elenco dei tuoi calendari.

Condividere una Cartella Email con Utenti Esterni#

Zextras Carbonio consente di condividere calendari con utenti al di fuori del proprio dominio. Le condivisioni dei calendari pubblici sono in sola lettura e consentono agli utenti esterni di:

  • Vista eventi calendario

  • Iscriviti tramite ICS

  • Accesso senza autenticazione

Condivisione dello stato di disponibilità/occupazione#

Solo le informazioni di disponibilità (libero/occupato) vengono esposte, senza rivelare i dettagli degli eventi.

Per creare un calendario#

Passaggio 1: Configurazione della condivisione#

  1. Accedi a Carbonio Webmail → Calendari.

  2. Clic destro sull’email.

  3. Seleziona Modifica proprietà calendario dal menu a discesa.

  4. Scegli Modifica, poi clic su AGGIUNGI CONDIVISIONE.

  5. Scegli la configurazione di condivisione.

Condividi con Pubblico: Nuova Interfaccia a Casella di Controllo#

L’opzione Condividi con il pubblico è ora una casella di controllo, semplificando il processo:

  • Quando selezionato, il calendario diventa visibile pubblicamente in modalità di sola lettura.

  • La voce Pubblico appare nell’elenco di condivisione come prima.

  • Revocare la condivisione pubblica deseleziona automaticamente la casella.

Questo miglioramento evita errori che si verificavano quando si selezionava la stessa opzione più volte da un menu a discesa.

URL Formato Libero/Occupato# 

https://mail.yourdomain.com/service/pubcal/freebusy.ifb?acct=your-email@yourdomain.com

Mostrare il Proprio Stato Libero/Occupato#

  1. Copia l’URL Disponibile/Occupato in formato ICS.

  2. Condividere una Rubrica con Utenti Esterni.

  3. Possono visualizzare la disponibilità senza accedere ai dettagli dell’evento.

Miglioramenti in arrivo: Modale di condivisione dedicata#

Per migliorare la chiarezza e evitare i modali annidati:

  • Il processo di condivisione verrà spostato in una singola modale dedicata.

  • Un nuovo elemento dedicato nel menu contestuale aprirà la modale di condivisione.

  • La modale Modifica calendario rimarrà separata e non includerà più le opzioni di condivisione.

  • Ciò garantisce un flusso di lavoro più veloce, semplice e più intuitivo.

Sicurezza & Privacy

  1. Gli utenti esterni non possono modificare i calendari - tutti i calendari condivisi sono in sola lettura

  2. La condivisione del libero/occupato fornisce un accesso in sola visualizzazione alla disponibilità

  3. Nessun dato sensibile (dettagli dell’evento) viene condiviso con lo stato Libero/Occupato

  4. Le impostazioni di condivisione possono essere modificate in qualsiasi momento

Casi d’uso

Collaborazione con i partner: Condividi la disponibilità con i partner aziendali. Coordinamento dei fornitori: Consenti ai fornitori di verificare il tuo calendario. Pianificazione delle riunioni esterne: Abilita gli utenti esterni a trovare slot di tempo disponibili

Client supportati

Google Calendar Apple Calendar Microsoft Outlook Thunderbird Qualsiasi applicazione di calendario che supporta il formato ICS/iCal

Creare Gruppi nel Calendario#

Puoi anche creare gruppi di calendari, facilitando la ricerca di calendari condivisi. Per fare ciò:

  1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

  2. Fai clic sul tasto Crea nuovo gruppo.

  3. Inserisci il nome del gruppo nel campo appropriato della nuova finestra che appare.

  4. Seleziona dalla lista i calendari che desideri aggiungere al gruppo, semplicemente cercandoli.

  5. Fai clic sul pulsante + per aggiungerli tutti.

  6. Fai clic sul tasto RIMUOVI, se devi rimuovere alcuni di essi.

  7. Fai clic sul tasto CREA GRUPPO.

Ora puoi attivare o disattivare il gruppo ogni volta che hai bisogno di visualizzare tutti i calendari degli utenti in quel gruppo.

Modificare i Gruppi nel Calendario#

Per modificare un gruppo nel calendario, segui questi passaggi:

  1. Fai clic con il tasto destro sul gruppo che desideri modificare.

  2. Seleziona l’opzione Modifica gruppo.

  3. Effettua le modifiche necessarie al nome del gruppo o ai calendari inclusi nel gruppo.

  4. Fai clic sul pulsante SALVA MODIFICHE.

Cancellare dei Gruppi nel Calendario#

Per eliminare un gruppo nel calendario:

  1. Fai clic con il destro sul gruppo che desideri eliminare.

  2. Seleziona l’opzione Elimina definitivamente.

  3. Conferma di voler eliminare il gruppo facendo clic sul tasto rosso ELIMINA DEFINITIVAMENTE

  4. Il gruppo verrà cancellato definitivamente.

Rimuovere i Calendari Condivisi di un Collega dalla tua Lista#

Per rimuovere il calendario condiviso di un collega dall’elenco dei tuoi calendari:

  1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

  2. Dal pannello di navigazione, fai clic destro sul calendario che desideri rimuovere.

  3. Nel menu a discesa seleziona Rimuovi calendario condiviso.

Importare un File ICS Come Nuovo Calendario#

Puoi importare un calendario in formato .ics direttamente nel calendario del client web di Carbonio. Per farlo:

  1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

  2. Nel pannello di navigazione, fai clic destro su «Calendario» e seleziona la voce «Nuovo calendario»: questo passaggio non è obbligatorio, ma è consigliato per evitare di mescolare i calendari esistenti con quello importato.

  3. Scegli il nome e le impostazioni del nuovo calendario che conterrà i dati importati e salvalo.

  4. Fai clic destro sul nuovo calendario e seleziona l’opzione «Importa file ICS».

  5. Seleziona il file .ics contenente il calendario, memorizzato nel tuo computer.

  6. Fai clic su Apri e Importa.

  7. Aggiorna la pagina per visualizzare il calendario aggiornato.

Esportare un File ICS Come Nuovo Calendario#

È inoltre possibile esportare un calendario in formato .ics direttamente dal client web di Carbonio. Per farlo:

  1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

  2. Nel pannello di navigazione, fai clic destro sul calendario che desideri esportare.

  3. Seleziona l’opzione «Esporta file ICS».

  4. Il download inizierà a breve, troverai il file .ics nella cartella dei download.

Configurare un client CalDAV#

Aggiungere un calendario Carbonio al tuo client CalDAV preferito è semplice e richiede solo pochi passaggi. La procedura è quasi identica su qualsiasi client; nella casella alla fine di questa sezione menzioniamo quali sono le differenze.

In questo scenario, l’utente luca.bianchi@esempio.it vuole configurare in Mozilla Thunderbird un calendario chiamato Calendario sul dominio posta.esempio.it. Nel resto, sostituire questi valori con altri adatti.

Passaggio 1. Nuovo calendario

Sul tuo client, vai al Calendario e seleziona Nuovo Calendario…. Scegli In rete

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Passaggio 2.

Fornire il Nome utente e la Posizione, che ha il formato https://<dominio>/dav/nomeutente, ad esempio https://mail.esempio.com/dav/luca.bianchi@esempio.com

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Passo 3.

Verrà quindi presentato un elenco, da cui scegliere Calendario.

Hai terminato! Il calendario apparirà nell’elenco dei tuoi clienti.

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Altri clienti

CalDAV è un protocollo standard e quindi i dati richiesti per configurare un client sono un nome utente, un URL e il nome di un calendario. L’unica differenza è che alcuni client richiedono che il nome del calendario faccia parte dell’URL, quindi potrebbe essere necessario fornire https://mail.esempio.it/dav/luca.bianchi@esempio.it/Calendar come URL.

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