Lavorare con i Calendari

Puoi usare la funzione Calendario di Carbonio per gestire al meglio i tuoi appuntamenti, incontri ed eventi. Inoltre, Carbonio ti consente di condividere i tuoi calendari con colleghi o amici.

Per accedere alla funzione Calendario, fai clic sulla sezione Calendari nel menu laterale sinistro.

Impostare la Vista Calendario Predefinita

In Carbonio, la visualizzazione predefinita quando si apre il calendario è la settimana lavorativa. Tuttavia, è possibile personalizzarla e scegliendo una modalità diversa.

Per modificare la visualizzazione del calendario predefinita:

1. Clicca su Impostazioni (icona a forma di ingranaggio) nella barra laterale sinistra.

2. Seleziona Calendari.

3. In Generale, fai clic sul campo Visualizzazione predefinita.

4. Seleziona la vista desiderata dal menu a tendina.

5. Fai clic su SALVA nell’angolo in alto a destra.

Hai queste opzioni tra cui scegliere:

• Vista Mese: Visualizza l’intera programmazione del mese in un colpo d’occhio.

• Vista Settimanale: per concentrarti sugli impegni di una singola settimana.

• Visualizzazione Giornaliera: Visualizzazione dettagliata degli eventi per un singolo giorno.

• Visualizzazione della settimana lavorativa: mostra solo i giorni lavorativi (da lunedì a venerdì - può essere modificato dalle impostazioni), ideale per la pianificazione orientata al lavoro.

Modificare la Visualizzazione del Calendario

Per modificare la visualizzazione del calendario:

1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

2. Dall’angolo superiore destro, seleziona la tua vista desiderata.

Hai queste opzioni tra cui scegliere:

• MESE: Visualizza l’intero calendario mensile in un colpo d’occhio.

• SETTIMANA: per concentrarti sulla pianificazione di una singola settimana.

• GIORNO: Visualizzazione dettagliata degli eventi per un singolo giorno.

• SETTIMANA LAVORATIVA: Mostra solo i giorni lavorativi (da lunedì a venerdì - può essere modificato nelle impostazioni), ideale per la pianificazione di lavoro.

Questa visualizzazione tornerà alle impostazioni predefinite al momento del riavvio del client web.

Creare un Calendario

In Carbonio, un calendario predefinito verrà generato per te. Tuttavia, puoi sempre creare dei calendari aggiuntivi per organizzare tipi diversi di appuntamenti. Ad esempio, puoi creare calendari separati per eventi relativi al lavoro, appuntamenti personali e attività aziendali, consentendoti di gestire ogni aspetto della tua pianificazione in modo efficiente.

Per creare un calendario:

1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

2. Nel Pannello di Navigazione, fai clic destro sul Calendario.

3. Seleziona Nuovo calendario dal menu a tendina. Apparirà una nuova finestra.

4. Inserisci un nome per il tuo nuovo calendario.

5. Impostare il Colore di un Calendario

6. Fare clic sul pulsante CREA.

È possibile utilizzare la casella di controllo Escludi questo calendario quando si riferisce libero/occupato durante la creazione del calendario se si desidera non includere gli eventi di questo calendario specifico quando Carbonio segnala la propria disponibilità ai colleghi. Questa funzione è particolarmente utile quando si creano calendari per uso personale, assicurando che la disponibilità per le riunioni sia riflessa in modo accurato senza divulgare i dettagli degli eventi di questo calendario.

Impostazione di un Colore per un Calendario

Per ottimizzare la tua esperienza con la funzione multiplo calendario di Carbonio, è consigliabile assegnare colori distinti a ogni calendario. Ciò garantisce chiarezza quando si visualizzano collettivamente sullo stesso calendario.

Per impostare un colore per un calendario:

1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

2. Nel pannello di navigazione, fare clic destro sul calendario al quale si desidera assegnare un colore.

3. Seleziona Modifica proprietà calendario dal menu a discesa.

4. Scegli un colore dal campo Colore calendario.

5. Fare clic sul pulsante OK.

Modifica di un Calendario

Per eliminare un calendario:

1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

2. Nel pannello di navigazione, fare clic con il pulsante destro del mouse sul calendario che si desidera modificare.

3. Seleziona Modifica proprietà calendario dal menu a discesa.

4. Esegui le modifiche.

5. Fare clic sul pulsante OK.

Eliminazione di un Calendario

Per eliminare un calendario:

1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

2. Nel pannello di navigazione, fare clic con il pulsante destro del mouse sul calendario che si desidera modificare.

3. Seleziona Elimina calendario dal menu a discesa (questa opzione non è disponibile per il tuo calendario principale).

4. Fare clic sul pulsante ELIMINA per confermare.

Questo calendario verrà spostato nella cartella Rifiuti e potrà essere eliminato definitivamente da questa cartella.

Ripristino di un Calendario Cestinato

Per ripristinare un calendario cestinato:

1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

2. Nel Pannello di Navigazione, fate clic sulla freccia discendente accanto alla cartella Cestino (se non c’è una freccia discendente, significa che il tuo cestino è vuoto)

3. Fate clic con il pulsante destro del mouse sul calendario che si desidera ripristinare.

4. Fai clic su Ripristina calendario nel menu a discesa.

Questo calendario sarà spostato nella tua lista dei calendari.

Visualizzare Più Calendari

Per visualizzare più calendari contemporaneamente:

1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

2. Nel pannello di navigazione, fai clic sui calendari che desideri visualizzare, per attivarli o disattivarli.

Impostare l’Inizio della Settimana

La data di inizio della settimana predefinito è la domenica. Tuttavia, se risiedi in un paese in cui la settimana inizia con un giorno diverso, puoi modificarlo dalle impostazioni. Per modificare l’inizio della settimana:

1. Clicca su Impostazioni (icona a forma di ingranaggio) nella barra laterale sinistra.

2. Seleziona Calendari.

3. Nella sezione Generale, fai clic sul campo La settimana inizia il.

4. Seleziona il giorno desiderato dal menu a tendina.

5. Fai clic su SALVA nell’angolo in alto a destra.

Ora osserverai che l’inizio della settimana è stato aggiornato nel tuo calendario.

Mostrare il Proprio Stato Disponibile/Occupato

La funzione disponibile/occupato consente ad altri di visualizzare in quali orari sei impegnato dal calendario. Per impostazione predefinita questa funzionalità è attivata, cioè permette ad altri di visualizzare la tua disponibilità. Tuttavia, hai la possibilità di disattivarla o di limitare chi può accedere a queste informazioni.

Per modificare le impostazioni di visibilità disponibile/occupato:

1. Clicca su Impostazioni (icona a forma di ingranaggio) nella barra laterale sinistra.

2. Seleziona Calendari.

3. Nella sezione Permessi, seleziona l’opzione desiderata dalla sezione Libero/Occupato.

4. Fai clic su SALVA nell’angolo in alto a destra.

Aggiungere gli Appuntamenti Ricevuti al tuo Calendario in Automatico

Per aggiungere automaticamente le riunioni al tuo calendario le riunione a cui sei stato invitato:

1. Clicca su Impostazioni (icona a forma di ingranaggio) nella barra laterale sinistra.

2. Seleziona Calendari.

3. Nella sezione Generale, selezionare la casella Aggiungi automaticamente al calendario gli appuntamenti ricevuti.

4. Fai clic su SALVA nell’angolo in alto a destra.

Ora, se un collega ti invia un invito per una riunione o un appuntamento, esso verrà aggiunto automaticamente al tuo calendario.

Usare i Calendari Condivisi

Puoi assegnare privilegi a singoli utenti o a gruppi di colleghi utilizzando i ruoli per gestire i calendari condivisi.

• Visualizzatore (può visualizzare)

• Editor (può visualizzare, modificare, aggiungere, rimuovere e gestire ma non può accettare o condividere gli appuntamenti)

• Manager (può visualizzare, modificare, aggiungere, rimuovere, accettare e condividere gli appuntamenti)

La condivisione del calendario con i colleghi consente loro di visualizzare o gestire il tuo calendario, il che può essere incredibilmente utile soprattutto in un team. Avere un calendario condiviso tra più persone consente una coordinazione e collaborazione efficienti.

Se imposti la modalità di visualizzazione “GIORNO” facendo clic sull’icona in alto a destra nel calendario, avrai anche la possibilità di visualizzare ogni appuntamento separatamente, in colonne separate, per una visibilità più chiara dei calendari di ogni membro del team.

Condividere Calendari con i Colleghi

Share a Calendar Internally

Per condividere il tuo calendario con i tuoi colleghi:

1. Accedi alla sezione Calendari dal menu laterale sinistro.

2. Clicca con il destro sul calendario che desideri condividere (elenco a sinistra).

3. Seleziona Modifica le proprietà del calendario dal menu a tendina, poi AGGIUNGI CONDIVISIONE.

4. In the Share with field, select Internal Users or Groups.

5. Enter the email addresses of your colleagues in the Recipients’ e-mail addresses field.

6. Select the desired Role.

7. Fai clic sul tasto CONDIVIDI CALENDARIO.

Preventing Duplicate Shares (New Behavior)

• If a user tries to share the same calendar with the same user and the same role more than once, the system now:

  • Displays a warning icon on the affected chips.

  • Shows an explanatory error string below the input.

  • Provides a tooltip on both the warning icon and the disabled Confirm button.

• If the role is changed for a user with whom the calendar was already shared, the action is allowed because the configuration differs.

Role Change Notifications (Improved Behavior)

Previously, changing the role of a shared user generated a new confirmation request and, once accepted, created a duplicate mount point.

Now:

• No confirmation request is generated.

• The user simply receives a notification informing them about the role change.

• No duplicate calendars appear in the secondary bar.

Sharing via URL

1. Accedi alla sezione Calendari dal menu laterale sinistro.

2. Clicca con il destro sul calendario che desideri condividere (elenco a sinistra).

3. Select Calendar’s access share.

4. Choose either ICS URL or OUTLOOK URL.

The link is copied to your clipboard and can be pasted into an email or message.

Trovare i Calendari Condivisi dei Colleghi

To find and add shared calendars:

1. Select Calendars from the left sidebar.

2. In the Navigation Panel, click the FIND SHARES button.

3. Begin typing your colleague’s email address and choose it from the suggestions.

4. Select the shared calendar from the list.

5. Click ADD.

The shared calendar will appear in your list.

Condividere una Cartella Email con Utenti Esterni

Zextras Carbonio allows calendars to be shared with users outside your domain. Public calendar shares are read-only and allow external users to:

• Modificare la Visualizzazione del Calendario

• Subscribe via ICS

• Access without authentication

Free/Busy Status Sharing

Only availability information (free/busy) is exposed, without revealing event details.

How to Share a Calendar

Step 1: Configure Sharing

1. Access Carbonio Webmail → Calendars.

2. Right-click on the desired calendar.

3. Select Edit calendar properties.

4. Click ADD SHARE.

5. Choose the share configuration.

Share with Public: New Checkbox Interface

The Share with public option is now a checkbox, simplifying the process:

• When checked, the calendar becomes publicly visible in read-only mode.

• The entry Public appears in the share list as before.

• Revoking the public share automatically unchecks the box.

This improvement avoids errors that occurred when selecting the same option multiple times from a dropdown.

Step 2: Obtain Sharing Links

The system generates two URLs:

• ICS URL — compatible with Google Calendar, Apple Calendar, Thunderbird.

• Outlook WebDAV URL — for Microsoft Outlook.

To access these links:

1. Right-click on the shared calendar.

2. Select Calendar’s access share.

3. Copy the desired link.

Free/Busy URL Format

https://mail.yourdomain.com/service/pubcal/freebusy.ifb?acct=your-email@yourdomain.com

Mostrare il Proprio Stato Disponibile/Occupato

1. Copy the ICS Free/Busy URL.

2. Share it with external users.

3. They can view availability without accessing event details.

Upcoming Improvements: Dedicated Sharing Modal

To improve clarity and avoid stacked modals:

• The sharing process will be moved into a single dedicated modal.

• A new dedicated entry in the contextual menu will open the sharing modal.

• The Edit Calendar modal will remain separate and no longer include sharing options.

• This ensures a faster, simpler, and more intuitive workflow.

Security & Privacy

1. External users cannot edit calendars - all shared calendars are read-only

2. Free/Busy sharing provides view-only access to availability

3. No sensitive data (event details) is shared with Free/Busy status

4. Sharing settings can be modified at any time

Use Cases

Partner collaboration: Share availability with business partners Vendor coordination: Allow vendors to check your schedule External meeting scheduling: Enable external users to find available time slots

Supported Clients

Google Calendar Apple Calendar Microsoft Outlook Thunderbird Any calendar application supporting ICS/iCal format

Creare Gruppi nel Calendario

Puoi anche creare gruppi di calendari, facilitando la ricerca di calendari condivisi. Per fare ciò:

1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

2. Fai clic sul tasto Crea nuovo gruppo.

3. Inserisci il nome del gruppo nel campo appropriato della nuova finestra che appare.

4. Seleziona dalla lista i calendari che desideri aggiungere al gruppo, semplicemente cercandoli.

5. Fai clic sul pulsante + per aggiungerli tutti.

6. Fai clic sul tasto RIMUOVI, se devi rimuovere alcuni di essi.

7. Fai clic sul tasto CREA GRUPPO.

Ora puoi attivare o disattivare il gruppo ogni volta che hai bisogno di visualizzare tutti i calendari degli utenti in quel gruppo.

Modificare i Gruppi nel Calendario

Per modificare un gruppo nel calendario, segui questi passaggi:

1. Fai clic con il tasto destro sul gruppo che desideri modificare.

2. Seleziona l’opzione Modifica gruppo.

3. Effettua le modifiche necessarie al nome del gruppo o ai calendari inclusi nel gruppo.

4. Fai clic sul pulsante SALVA MODIFICHE.

Cancellare dei Gruppi nel Calendario

Per eliminare un gruppo nel calendario:

1. Fai clic con il destro sul gruppo che desideri eliminare.

2. Seleziona l’opzione Elimina definitivamente.

3. Conferma di voler eliminare il gruppo facendo clic sul tasto rosso ELIMINA DEFINITIVAMENTE

4. Il gruppo verrà cancellato definitivamente.

Rimuovere i Calendari Condivisi di un Collega dalla tua Lista

Per rimuovere il calendario condiviso di un collega dall’elenco dei tuoi calendari:

1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

2. Dal pannello di navigazione, fai clic destro sul calendario che desideri rimuovere.

3. Nel menu a discesa seleziona Rimuovi calendario condiviso.

Importare un File ICS Come Nuovo Calendario

Puoi importare un calendario in formato .ics direttamente nel calendario del client web di Carbonio. Per farlo:

1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

2. Nel pannello di navigazione, fai clic destro su «Calendario» e seleziona la voce «Nuovo calendario»: questo passaggio non è obbligatorio, ma è consigliato per evitare di mescolare i calendari esistenti con quello importato.

3. Scegli il nome e le impostazioni del nuovo calendario che conterrà i dati importati e salvalo.

4. Fai clic destro sul nuovo calendario e seleziona l’opzione «Importa file ICS».

5. Seleziona il file .ics contenente il calendario, memorizzato nel tuo computer.

6. Fai clic su Apri e Importa.

7. Aggiorna la pagina per visualizzare il calendario aggiornato.

Esportare un File ICS Come Nuovo Calendario

È inoltre possibile esportare un calendario in formato .ics direttamente dal client web di Carbonio. Per farlo:

1. Seleziona Calendario nel menu laterale a sinistra.

2. Nel pannello di navigazione, fai clic destro sul calendario che desideri esportare.

3. Seleziona l’opzione «Esporta file ICS».

4. Il download inizierà a breve, troverai il file .ics nella cartella dei download.

Configure a CalDAV Client

Adding a Carbonio calendar to your favourite CalDAV client is straightforward and requires only a few steps. The procedure is almost identical on any client; in the box at the end of this section we mention which are the differences.

In this scenario, the user john.smith@example.com wants to configure in Mozilla’s Thunderbird a calendar called Calendar on the domain mail.example.com. In the remainder, replace these values with suitable ones.

Step 1. New Calendar

On your client, go to the Calendar and select New Calendar…. Choose On the Network

Step 2.

Provide the Username and the Location, which has format https://<domain>/dav/username, so https://mail.example.com/dav/john.smith@example.com

Step 3.

You will be then presented a list, from which to choose Calendar.

You are now done! the calendar will show up in the list of your client.

Other clients

CalDAV is a standard protocol and therefore the data required to set up a client are a username, an URL, and the name of a calendar. The only difference is that some client requires that the calendar’s name be part of the URL, so you might need to provide https://mail.example.com/dav/john.smith@example.com/Calendar as the URL.